Réunions: et si on les rendait efficaces ?

Un sondage réalisé sur 1300 cadres, révèle que 79% d’entre eux pensent que leurs réunions sont productives, mais… 73% d’employés avouent effectuer d’autres tâches pendant leurs réunions ! Alors, urgence ou pas, de revoir l’organisation de ces « times suck » ? Steven G. Rogelberg donne 4 axes pour améliorer l’efficacité de vos réunions.

1) Ne pas avoir peur de s’auto-évaluer

L’auto-évaluation est un « mal » nécessaire ! Après la réunion, prenez quelques minutes pour repenser aux comportements des participants, à la dynamique de la conversation et au contenu. Demander l’avis des participants est également indispensable ! Quoi de mieux que d’avoir le feedback des principaux concernés ?

C’est fait ? Il est temps d’établir un plan d’amélioration : vos axes à changer, ou ceux que vous avez bien acquis mais qui peuvent être améliorés.

 2) La préparation, un élément indispensable !

Trop de réunions se font sans préparation et sans planification, or c’est essentiel : Pourquoi une réunion ? Pour quels objectifs ? Quel ordre du jour ? Quels participants : concernés ? utiles ? politiques ? En fonction, les réunions peuvent vite virer en cacophonie…et ne plus être utiles pour personne ! Il faut donc trouver le bon équilibre.

De plus, n’ayez pas peur d’expérimenter : horaires et timing originaux (50min au lieu de 60min, stand up meeting si inférieur à 20min), lieux différents et modification de la disposition de la salle….

3) Animer c’est faciliter 

La facilitation commence dès l’entrée dans la salle de réunion (saluer, inclure, se présenter, offrir un café…) et se poursuit tout au long pour maintenir une bonne participation.

Quelques basiques :

• Impliquer tous les participants en répartissant équitablement le temps,
• Faire un vote à main levée pour évaluer l’intérêt d’une idée,
• Innover en proposant une réflexion en brainwriting. Quésaco ? Chacun réfléchit de son côté en écrivant ses idées sur une feuille qui circule,
• S’impliquer physiquement en se tournant vers ceux qui parlent moins,
• Être bienveillant : faire des commentaires positifs qui encouragent les participants à s’investir.

4) Il est temps de se réévaluer

Vous avez suivi cette liste avec attention ? Demandez à votre équipe d’évaluer vos dernières réunions. Elle est satisfaite ? Continuez sur cette lancée. Il y a toujours des insatisfaits ? Remettez-vous en question et appliquez de nouveau cette liste !

De bonnes réunions entrainent très souvent des changements positifs sur les employés (comme un changement de culture), et donc, dans l’entreprise.

Et là, il n’est plus question de douter de l’utilité et de l’efficacité des réunions !

Article source: Why Your Meetings Stink—and What to Do About It, Steven G. Rogelberg, Harvard Business Revue